Communicatieplanner
Communicatie werkt met een planner in Teams (zie onderstaande afbeelding). Hierop zie je wat er vanuit Communicatie allemaal gepland wordt en naar buiten wordt gebracht. Goed om te zien waar andere collega’s zich mee bezighouden: zo kun je elkaars boodschap versterken of haakjes vinden. Ook helpt de planner om eventuele gevoeligheden vooraf te signaleren.
Content plannen
Wil jij iets op de socialmediakanalen of de website van de provincie plaatsen? Geef dit dan tijdig aan in de planner.
Bekijk de informatie over nieuws op de website.
Waarom plannen?
- Dit verhoogt de kwaliteit van de content, zorg bij voorkeur voor tijdloze content die klopt en sterk is.
- Ga hier op tijd mee aan de slag of vraag advies bij het online team.
- Heb je series voor social media? Plan dan altijd een afspraak in met het online team.
Ad hoc
We gebruiken de Planner zodat we onze communicatie strategisch inzetten (doel, doelgroep en gericht gekozen kanaal en goede kwalitatieve content). En niet adhoc. Komt er toch een spoedje tussendoor, acuut nieuws?
- Meld dit dan in de dagelijkse scrum (zie onder)
- Last minute? Bel dan met één van de collega’s van het Online Team. Check van tevoren goed wat de boodschap is en welk kanaal daar het beste bij past. Voor advies hierover kun je ook altijd sparren met het Online Team.
Hoe gebruik je de planner?
De planner gebruiken kun je op de volgende manier doen, zodat iedereen duidelijk ziet wat er wanneer en waar geplaatst moet worden. Zie de afbeelding hoe dat eruit komt te zien.
- Maak een kaart aan in de bucket van de betreffende week door te klikken op Taak toevoegen
- Zet de datum met de dag/maand in de titel, bijvoorbeeld: 8/6
- Zet het onderwerp in de titel
- Voeg bij controlelijst de middelen toe
- Voeg via Toewijzen je eigen naam toe
- Voeg via Label toe bij welk onderwerp het hoort
- Voeg je kaart chronologisch toe in de lijst door deze te slepen
Scrum
Elke ochtend om 10.00 uur vindt de ‘scrum’ plaats. Deze wordt meestal geleid door iemand van het Online Team. Vanuit de newsroomgedachte komen collega’s van Team Online, Informatiediensten, ContactCentrum, Communicatie en Woordvoering bij elkaar om elkaar te informeren over actualiteiten en aandachtspunten. Woordvoering sluit hier per toerbeurt bij aan. Ben jij als woordvoerder aan de beurt? Bij je collega-woordvoerders haal je input op welke je tijdens de scrum inbrengt. Uiteraard koppel je eventuele output terug aan jouw collega’s. Je mag altijd aansluiten bij de scrum wanneer je dit relevant vindt.
Tijdens de scrum worden de communicatieplanner en interne communicatieplanner doorgenomen. Daarna wordt er een rondje gemaakt langs alle aanwezige collega's voor nieuws, mededelingen of andere relevante inbreng.
Interne communicatieplanners
Ook interne communicatie maakt gebruik van planners om content in te plannen. Zo hebben zij een planner voor de carrousel op Binnenplein (roulerende beelden) en een voor de narrowcasting schermen in het provinciehuis. Interne communicatie houdt dit zelf bij. Wil je dus in een bepaalde periode een beeld in de carrousel of op de schermen in het gebouw? Stem dit met interne communicatie af! Een nieuwsbericht op Binnenplein? Regel dit ook via de collega's van interne communicatie.