Documenten PDF

Wil je een rapport of onderzoek publiceren? Deze moet digitaal toegankelijk zijn vanwege de wettelijke verplichting.

Hoe maak je een rapport of onderzoek toegankelijk?

• Zorg dat er een overzicht is van rapporten en onderzoeken die in de maak zijn bij jouw opgaveteam en bespreek digitale toegankelijkheid tijdig.
• Zorg ervoor dat de maker van het rapport weet dat dit digitaal toegankelijk opgeleverd moet worden. De maker kan met hulp van de instructie voor Word naar pdf (pdf, 554 kB) al rekening houden met toegankelijkheid.
• Wordt het rapport opgemaakt door Grafimedia? Geef dan aan dat een toegankelijke versie nodig is voor publicatie.
• Heb je te maken met een externe organisatie dat aan het document werkt? Geef dan in de opdrachtomschrijving mee dat het document digitaal toegankelijk moet worden opgeleverd.
• Stuur eventueel de instructie voor vormgevers (pdf, 1.8 MB) mee naar het bureau. Vaak hebben bureaus zelf te weinig expertise in huis op het gebied van digitale toegankelijkheid, de instructie kan hen helpen.
• Lever de toegankelijke versie aan bij het online team voor publicatie.
• Realiseer je dat een document toegankelijk maken begint bij de aanmaak van een document. Achteraf toegankelijk maken van een pdf is heel kostbaar en tijdrovend. Het loont dus om dit op tijd aan te geven en te bespreken.

Rapport of onderzoek is al ontoegankelijk opgeleverd

Heel vervelend! Je bent als communicatieadviseur te laat betrokken en krijgt de vraag of een ontoegankelijk rapport of onderzoek online gepubliceerd kan worden.  Wat nu?

• Bespreek dit met de opdrachtgever van het document en maak hen bewust van de afspraken rondom digitale toegankelijkheid. Dit wil je de volgende keer voorkomen.
• Vraag je af hoe urgent het is dat dit document online staat? Is er politieke druk? Kan het ook anders, bijvoorbeeld met een samenvatting in een webtekst? Of is het mogelijk om het document opvraagbaar te maken, zodat het niet is gepubliceerd?
• Moet het echt online? Check dan hoe complex het document is. Is het een lijvig document met veel grafieken en tabellen? Dan is het complex. Bestaat het uit een paar pagina's tekst, dan is het eenvoudig. In dit laatste geval is het mogelijk om het redelijk snel alsnog toegankelijk op te leveren. Check dan wat het kost en of budget aanwezig is.
• Ga hiervoor naar Grafimedia als het een intern geproduceerd document is. Gaat het om een extern geproduceerd document? Wijs het bureau dan op de instructie Word (pdf, 554 kB) of instructie voor vormgevers. (pdf, 1.8 MB) Mocht deze organisatie niet de expertise hebben om het document op te maken dan kan Grafimedia adviseren welk ontwerpbureau hierbij kan helpen. Grafimedia kan zo'n document niet achteraf digitoegankelijk maken. Let op: Geef bij de opdracht aan dat het toegankelijk moet worden opgeleverd als het gepubliceerd moet worden. Houd er rekening mee in de planning dat het opmaken van zo'n document tijd kost en niet direct opgepakt kan worden.
• Is het document complex en is de urgentie voor publicatie hoog? Achteraf toegankelijk maken is ingewikkeld en kostbaar. Publicatie is dan helaas geen optie. Bespreek dit met het online team, dat mee kan denken over alternatieven.
• Lever de toegankelijke versie aan bij het online team voor publicatie.

Is een pdf wel nodig?

Voor onderzoeken en rapporten is vaak geen andere vorm van content denkbaar dan een pdf. Voor veel andere vormen van content zijn er prima alternatieven voorhanden. Bij voorkeur webtekst, video of infographic. Informatie kan online beter in een webtekst worden aangeboden, voor vindbaarheid, leesbaarheid en de wettelijke verplichting voor digitale toegankelijkheid.

Waarom geen ontoegankelijke pdf?

• Als overheidsorganisatie zijn wij wettelijk verplicht om pdf's toegankelijk te publiceren.
• Ontoegankelijke pdf's zijn door blinden en slechtzienden niet leesbaar. Leesmachines kunnen hier slecht tot niet mee omgaan. Ook voor veel andere mensen is een pdf (toegankelijk of ontoegankelijk) niet de fijnste contentvorm. In Nederland zijn er 4,5 miljoen mensen die geholpen zijn met toegankelijke informatie.
• Pdf’s zijn slecht vindbaar in zoekmachines.
• Pdf's zijn moeilijk te lezen op mobiel.
• Pdf's zijn niet ontwikkeld voor digitaal gebruik.
• Fouten of verouderde informatie zijn in pdf's niet makkelijk te herstellen.
• Pdf's zijn ingewikkeld voor mensen met lage digitale vaardigheden.
• Het gebruik van pdf's is moeilijker meetbaar dan webpagina's.

Waarom geen interactieve pdf?

• Een interactieve pdf heeft geen noodzakelijke toegevoegde waarde voor de gebruikerservaring
• Maakt de content die erin staat ontoegankelijk en dus onze ontoegankelijkheid als provincie
• Maakt het toegankelijk maken voor de specialisten extra moeilijk tot bijna onmogelijk.

Om bovenstaande redenen maken we geen interactieve pdf's meer op. De content kan in een rapport- of andere vorm worden aangeboden aan de gebruiker.

Smart documents

Gaat het om brieven, memo's etcetera die je aanmaakt in Smart Documents? De sjablonen in Smart Documents zijn digitaal toegankelijk opgeleverd. Je hoeft de sjablonen zelf dus niet toegankelijk te maken. Let wel op welke content je aan de sjablonen toevoegt.

• Gebruik de instructie van Word naar pdf. (pdf, 554 kB)
• Tabellen en grafieken: deze moeten toegankelijk zijn
• Afbeeldingen en infographics: deze hebben een alternatieve tekst nodig: een beschrijving van de afbeelding
• Kom je er niet uit? Vraag dan advies over de content in het document bij Grafimedia.

Digitaal toegankelijk laten maken

Via de pagina op het loket ‘Drukwerk op maat’ onderdeel van Grafimedia kun je (webtoegankelijke) pdf’s voor uiteenlopende doeleinden laten opmaken. Let op: geef bij de opdracht zelf aan dat iets toegankelijk moet worden opgeleverd als het gepubliceerd moet worden.

Is een pdf door een extern bureau opgeleverd? Geef dan de instructie voor vormgevers (pdf, 1.8 MB) mee. Onze eigen vormgevers kennen deze. Achteraf toegankelijk maken is tijdrovend en kostbaar, bij aanmaak moet dit al worden meegenomen. Geef dit dus in je briefing mee.

Huisstijl

Documenten die worden gemaakt voor de provincie moeten voldoen aan de huisstijleisen. Dit geldt voor de herkenbaarheid. Weten wat je moet doen? Je kunt hiervoor de beslisboom gebruiken en de juiste stijlvakken toepassen en downloaden. Voor het opmaken van rapporten door externe vormgevers of DTP'ers zijn er Indesign templates beschikbaar in A4 (staand en liggend) én A5 (staand) formaat. Op verzoek kan Grafimedia deze templates leveren.

Digitaal tenzij

De provincie heeft een voorbeeldfunctie op het gebeid van duurzaam werken. Daarbij hoort dat wij papierverspilling tegengaan. Dat betekent dat we digitaal communiceren, tenzij papier echt nodig is om jouw communicatiedoel te bereiken.