Nieuws- en persbeleid

• Woordvoerders zijn het aanspreekpunt voor de media als het gaat om de portefeuilles van de bestuurders.
• Woordvoerders beantwoorden persvragen, benaderen media proactief als een situatie daarom vraagt en zij ondersteunen bestuurders in hun contacten met de media. Bekijk het overzicht van woordvoerders: www.zuid-holland.nl/pers.
• Woordvoerders zijn betrokken bij alle communicatie waarbij sprake is van een politieke component. Zij hebben daarom ook een goed netwerk binnen en buiten de organisatie (o.a. andere overheden, journalisten en organisaties met wie de provincie samenwerkt).
• Woordvoerders hebben een rol bij de voorbereiding van Portefeuille Overleggen (PO's) met bestuurders, werkbezoeken en rondom het social media beheer van de bestuurder. Daarnaast hebben ze een rol bij de beantwoording van persvragen en het uitsturen van pers- en nieuwsberichten.

Persvragen

De woordvoerder is de spin in het web als het gaat om de beantwoording van vragen vanuit de media.

• Persvragen gaan altijd via de woordvoerder. De woordvoerder benadert vervolgens de juiste inhoudelijke collega’s om tot een goede beantwoording te komen. Daarbij houdt de woordvoerder rekening met politieke gevoeligheid en wensen van de bestuurder(s).
• Mediaverzoeken en persvragen die elders binnenkomen in de organisatie worden alsnog naar woordvoering gestuurd, zie www.zuid-holland.nl/pers
• Woordvoerder stemt de inhoud van de beantwoording altijd af met de beleidsinhoudelijke collega's en meestal ook met de betrokken gedeputeerde.
• Beantwoording gebeurt mondeling/telefonisch of schriftelijk via de mail/app. Dat is afhankelijk van het onderwerp en de persoonlijke voorkeur van de journalist.
• Woordvoerder schat in of de vraag via hem/haar zelf wordt beantwoord of door de verantwoordelijke bestuurder.

Pers- en nieuwsberichten

Woordvoerders zijn altijd betrokken bij het opstellen van persberichten. Zij gebruiken daarvoor de tool De Perslijst. De inhoudelijk betrokken communicatieadviseur stelt het persbericht op in nauw overleg met de betrokken woordvoerder(s). Op niet alle onderwerpen is een communicatieadviseur actief. Dat betekent dat de woordvoerder soms rechtstreeks met de collega's van de inhoud een persbericht opstelt. De inhoudelijke collega’s leveren dan de basis aan voor de inhoud.

Vaak wil de bestuurder het bericht zien voordat het wordt verstuurd, zeker als er een quote van een bestuurder inzit. Bij het opstellen van een persbericht worden de Schrijfwijzer en de Huisstijl van de provincie toegepast.

Nieuwsbericht op website zuid-holland.nl

Een persbericht wordt ook op de website zuid-holland.nl gepubliceerd. Dat doet het online team. Dit zijn de persberichten die raken aan het Coalitieakkoord en dus ook voldoende overkoepelend zijn.

Wil je zeker weten dat je de juiste doelgroep, met de juiste boodschap op het juiste moment bereikt? Check dan of je wellicht beter andere communicatiemiddelen in kunt zetten dan een nieuwsbericht (of naast een nieuwsbericht). Zie hiervoor onze checklist onder aan deze pagina.

Aanleveren van nieuwsberichten

• Gebruik beeld uit de beeldbank.
• Denk aan de do's en don'ts van het beeldgebruik.
• Nieuwsberichten aangeleverd voor woensdag 13.00 uur gaan mee in de wekelijkse corporate nieuwsbrief Zicht op Zuid-Holland.
• De bestuurs- en/of communicatieadviseur levert het nieuwsbericht bij het online team aan.
• Het online team zorgt voor publicatie als het nieuws op de juiste manier is aangeleverd. Gebruik hiervoor het formulier voor nieuwsberichten.
• Check of de webpagina over het onderwerp actueel is en zo nee, zorg dat deze wordt geüpdatet.

Schrijftips voor nieuwsberichten

• Zorg voor een pakkende kop.
• Zorg voor de 5 W's: Wie, Wat, Waar, Wanneer en Waarom.
• Het bericht is oprolbaar: het nieuws staat in de eerste alinea.
• Het waar en waarom komt in een tweede alinea en de hoe-vraag wordt daarna pas beschreven.
• Houd het kort, zakelijk en feitelijk. De media is niet geïnteresseerd in lange voorgeschiedenis en procedures en procesbeschrijvingen.
• Start nooit met een tijdsaanduiding
• Gebruik geen jargon
• Gebruik (tips uit) de Schrijfwijzer

X-post voor nieuws

Vaak pushen we ons eigen nieuws ook nog via social media, en X is daarvoor het meest aangewezen middel omdat dit een vluchtig nieuwsmedium is. Lees meer over de inzet van social media.

Nieuwsbrief Zicht op Zuid-Holland

Wekelijks wordt een selectie van de nieuwsberichten op donderdag verstuurd met de Zicht op Zuid-Holland nieuwsbrief. Meer informatie over nieuwsbrieven en magazines.

Fotografie

Denk ook aan een goede foto, waar het onderwerp centraal staat en die past in de beeldtaal van de provincie. Je kunt putten uit een rijke beeldbank met actueel beeldmateriaal van veel onderwerpen. Mis je onderwerpen? Neem dan contact op met Grafimedia, zodat een fotograaf de selectie kan aanvullen. Meer informatie: fotograaf inhuren.