Crisiscommunicatie

Elk incident of crisis is anders en vraagt om veerkracht, improvisatie en extra inzet van de organisatie. De provincie Zuid-Holland wil goed voorbereid zijn op haar rol tijdens een crisis. Daarom heeft de provincie een crisisplan opgesteld voor verschillende typen incidenten en crises. Ook voor communicatie gelden specifieke afspraken.

In het plan crisisorganisatie is beschreven hoe de organisatie wordt ingericht bij een crisis, incident of ramp. Ook de rol van Communicatie is hierin opgenomen. Bekijk het volledige plan voor de organisatie. Hieronder staan de afspraken rondom communicatie tijdens een crisis:

Uitgangspunt communicatie:

• Wij zijn transparant in onze communicatie wanneer dat kan

Ambtelijke Crisisstaf

Dit is georganiseerd binnen de Ambtelijke Crisisstaf, in samenwerking met de afdeling Communicatie. Crisiscommunicatie is een continu proces tijdens een crisis, incident of ramp.

Het hoofd van de afdeling Communicatie is vertegenwoordigd in de Ambtelijke Crisisstaf. De Ambtelijke Crisisstaf komt bijeen onder voorzitterschap van de provinciesecretaris.

Aan de Ambtelijke Crisisstaf nemen deel:

• Chef Kabinet
• Hoofd van de afdeling Communicatie en, zo nodig,
• vertegenwoordigers van de bij de crisis betrokken afdelingen

Rol Hoofd Communicatie

Hoofd Communicatie adviseert de Ambtelijke Crisisstaf op het gebied van in- en externe communicatie en geeft op basis van besluitvorming door de Ambtelijke Crisisstaf daaraan uitvoering. In dat kader is betrokkene verantwoordelijk voor de persvoorlichting en het optreden van de commissaris van de Koning en gedeputeerde(n) in de media.

Ondersteuningsteam

Aan het Ondersteuningsteam nemen deel:

• Secretaris
• Medewerker veiligheid van bureau Kabinet
• Medewerker Communicatie
• Coördinator Integrale Veiligheidsafdeling
• Beleidsmedewerker vanuit de betreffende afdeling

Rol medewerker Communicatie

Deze werkt de communicatieadviezen uit in overleg met de voorzitter en zorgt voor verbinding tussen de afdeling Communicatie, de betrokken afdeling en het hoofd Communicatie in de Ambtelijke Crisisstaf.

Richtlijnen crisiscommunicatie

Maak gebruik van de volgende richtlijnen om continu en regelmatig te communiceren gedurende de crisis:

• Maak gebruik van monitoringstools om berichtgeving en sentiment in de samenleving in kaart te brengen
• Ontwikkel snel een korte woordvoeringslijn met procesinformatie en deel dit met betrokkenen. Bijvoorbeeld: “[Situatie] heeft plaatsgevonden. Onze eerste zorg is op dit moment […] / […] heeft de hoogste prioriteit op dit moment. Wanneer wij meer informatie hebben, delen wij dit via […].”
• Bepaal of de provincie reactief of proactief communiceert.
• Voorzie regelmatig in updates over de crisis om onrust te voorkomen:
  • Informeer – wat is er aan de hand? Bij wie kunnen stakeholders terecht met vragen?
  • Betekenis geven – wat betekent dit (voor de samenleving / voor de provincie / voor …?)
  • Instrueren – welke maatregelen worden genomen? Welk gedrag wordt gevraagd van de direct en indirect betrokkenen?
• Ontwikkel een kernboodschap met vraag en antwoord en update deze regelmatig.
• Verwijs naar berichten van de hulpdiensten of andere overheden als zij in de lead zijn.
• Ontwikkel een communicatieaanpak waarbij een diversiteit van middelen wordt ingezet, met bij voorkeur zo veel mogelijk mogelijkheden voor persoonlijke communicatie.

De communicatieaanpak wordt bewaakt door de afdeling Communicatie, de eindverantwoordelijkheid ligt bij de Ambtelijke Crisisstaf.