Relatiebeheer

Op zoek naar relaties of wil je ze beter managen? Dat kan met Perfectview, het CRM-systeem van de provincie. Dit is een Customer Relationship Management-systeem (CRM). Met dit softwarepakket kun je contactpersonen beheren en interacties met hen. Voordelen:

• Alle persoonsgegevens zijn opgeslagen volgens de AVG
• Relaties die in het CRM-systeem staan hebben toestemming gegeven voor het ontvangen van uitnodigingen van de provincie
• Mogelijkheid om eenvoudig genodigdenlijsten op te stellen voor evenementen
• Mogelijkheid om interacties met contactpersonen te beheren
• Inzicht in wederzijdse contacten
• Werken met dit systeem levert veel tijdswinst op

Koppeling met evenementensoftware Momice

We werken aan een koppeling met Momice, het eventsoftwareprogramma dat wordt gebruikt bij de provincie. Deze software automatiseert het volledige proces van bezoekersregistratie vanuit één gebruiksvriendelijke tool. De koppeling tussen Momice en Perfectview zorgt ervoor dat gegevens op een makkelijke en AVG-proof manier kunnen worden uitgewisseld.

Wat is de toegevoegde waarde van Perfectview?

1. Persoonsgegevens worden volgens de AVG-richtlijn opgeslagen.
2. Jaarlijks vindt er een controle plaats op juistheid van de persoonsgegevens.
3. Jaarlijks wordt aan niet-publieke contactpersonen toestemming gevraagd voor het opnemen van persoonsgegevens.
4. De toestemming (opt-in) of geen toestemming (opt-out) worden automatisch geregistreerd.
5. Eenvoudig genodigdenlijsten opstellen en beheren.
6. Interacties met contactpersonen beheren en analyseren.
7. Inzicht in wederzijdse relaties.
8. Er wordt gewerkt aan een koppeling met het Momice, evenementenregistratiesysteem, waardoor het uitwisselen van gegevens efficiënter en volgens de AVG-regels verloopt.
9. Met deze koppeling worden gegevens over aan- en afwezigheid vanuit Momice automatisch teruggekoppeld naar Perfectview, waardoor deze bewaard blijven.
10. Met deze koppeling worden bounces en wijzigingen vanuit Momice automatisch teruggekoppeld naar Perfectview.
11. Werken in het CRM-systeem levert veel tijdswinst op.

Hoe kun je gebruikmaken van Perfectview?

De provincie heeft 110 licenties voor het gebruik van Perfectview, er zijn er 64 in gebruik. Er zijn dus nog licenties beschikbaar.

Alleen collega’s die een licentie hebben kunnen Perfectview gebruiken. Deze licentiehouders hebben een training gevolgd en zijn op de hoogte van de basisafspraken over het gebruik van Perfectview.

Wil je Perfectview inzetten voor je evenement, maar geen licentie? Dan kun je contact opnemen met de administrators Petra Roozendaal of Sylvia Adam voor meer informatie. Zij kunnen eventueel doorverwijzen naar één van de licentiehouders.

Werkafspraken AVG

Alle Nederlandse organisaties moeten sinds 2018 voldoen aan de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). De AVG stelt dat organisaties zo transparant mogelijk moeten zijn over welke persoonsgegevens verwerkt worden en met welk doel.

• Persoonsgegevens moeten juist en actueel zijn
• Er mogen niet meer persoonsgegevens verwerkt worden dan strikt noodzakelijk is voor het doel.
• Persoonsgegevens moeten verwijderd worden zodra ze niet meer nodig zijn voor het doel, tenzij er een wettelijke bewaartermijn is om de persoonsgegevens langer te bewaren.

Doel CRM: relatiebeheer en versturen van uitnodigingen voor evenementen.

Om te voldoen aan de AVG zijn samen met de Privacy Officers de volgende werkafspraken gemaakt:

1. Het CRM-systeem wordt alleen gebruikt voor relatiebeheer en om uitnodigingen voor evenementen te versturen.
2. Het CRM-systeem wordt niet gebruikt om lijsten voor nieuwsbrieven of andere communicatie uitingen op te stellen. Daarvoor heeft de PZH het nieuwsbrievensysteem Webpower.
3. Sociale media, voornamen (roepnaam wel!) en foto’s worden niet opgenomen in het systeem. Deze gegevens zijn niet strikt noodzakelijk om het doel te bereiken.
4. Jaarlijks wordt er een e-mail vanuit het systeem gestuurd om persoonsgegevens van contactpersonen te controleren en om toestemming te vragen om deze gegevens op te nemen.
5. Het kenmerk opt-in wordt alleen toegekend via de jaarlijkse bulk e-mail. Dit kenmerk wordt dus niet handmatig toegevoegd.
6. Mocht een contactpersoon buiten de jaarlijkse controle e-mail om schriftelijk toestemming geven om persoonsgegevens op te nemen in het systeem, dan kun je dit doorgegeven aan de administrators. Zij zorgen voor afhandeling.
7. Publieke personen zijn uitgesloten van de jaarlijkse controle. Zij hebben in het desbetreffende veld op de relatiekaart de rol Beslisser gekregen. Dit veld wordt alleen gebruikt door de administrators en de Afdeling Bestuur.
8. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens vermeld bij contactpersonen, ook niet in het extra info veld. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld: religie, etnische afkomst, ras, gezondheid, politieke voorkeur, seksuele voorkeur, lidmaatschap van een vakbond etc.
9. Bij publieke personen is het toegestaan om foto en politieke partij op te nemen als dit relevante informatie is en actief uitgedragen wordt.
10. Gegevens uit het systeem worden niet gedeeld met externe partijen. Daarvoor is een verwerkersovereenkomst nodig. Voor meer informatie kun je contact opnemen met jouw Privacy Officer.
11. Als iemand zijn/haar toestemming intrekt, dan moet hij/zij verwijderd worden uit het systeem.

Handleiding invoeren gegevens

Externe relaties zijn van grote waarde voor de provincie Zuid-Holland. Daarom:

• gaan we op een accurate en zorgvuldige manier met deze relaties om.
• voeren we gegevens op een eenduidige manier in.

Er is een uitgebreide handleiding samengesteld die overzicht biedt van de werkafspraken:

• op het gebied van de AVG
• het invoeren van gegevens
• verdeling van werkzaamheden.

Bekijk de handleiding.