Werkbezoeken

Stappenplan voorbereiding werkbezoeken

Stap 1: vastleggen van de datum

• Een werkbezoek vindt altijd plaats in samenwerking met één of meerdere partijen. Er vindt altijd eerst afstemming plaats met woordvoering over nut en noodzaak van een werkbezoek.
• Vraag het secretariaat van de betrokken bestuurder(s) naar beschikbare data en tijden. Zij maken een reservering voor een datum in de agenda. De inhoudelijk betrokken collega stemt dit vervolgens af met de betrokken partijen en zet de datum vast.
• Dien tijdig een datumverzoek in, want de agenda’s van bestuurders zitten vaak lang van tevoren vol. De meest gebruikte dagen voor een werkbezoek zijn donderdag en vrijdag. De overige dagen lenen zich iets minder vanwege de PO’s (op maandag), GS-vergadering (op dinsdag) en commissies en Statenvergaderingen (op woensdag).

Stap 2: praktische zaken rond het werkbezoek

Daarna maak je met de gemeente of andere ontvangende organisatie afspraken over:

• Het doel van het werkbezoek: gaat het om zichtbaarheid, versterken van de samenwerking of
• bespreken van een gevoelig knelpunt binnen een project?
• Welke partijen betrekken we bij het bezoek?
• Welke communicatie bereiden we voor?
• Praktische voorbereiding, zoals catering

Neem contact op met de betrokken communicatieadviseur en/of woordvoerder als je vragen hebt over het vormgeven van het werkbezoek of over praktische zaken.

Vraag de contactgegevens van iemand van de gemeentelijke afdeling communicatie. Zodat je communicatieadviseur tijdig afspraken met hen kan maken.

Stap 3: uitwerken van het werkbezoek

• Maak een programma in de vorm van een draaiboek of zorg dat dit gemaakt wordt. In het programma staan de tijden, aanwezige personen en programmaonderdelen, etc.
• Houd rekening met de reistijd tussen locaties. Zorg dat het programma niet te vol is en geef duidelijk aan wat van alle deelnemers wordt verwacht.
• Bespreek met de betrokken communicatieadviseur op welke wijze er aandacht kan worden besteed aan het werkbezoek. De communicatieadviseur stemt dit ook af met de betrokken woordvoerder(s).

Stap 4: schriftelijke voorbereiding voor de gedeputeerde

• Maak een schriftelijke voorbereiding en zorg ervoor dat de inhoudelijk betrokken collega’s de input hiervoor aanleveren.
• Maak bij werkbezoeken gebruik van het format (Format werkbezoeken (docx, 91 kB)). Toets of deze informatie voor jouw bestuurder voldoende is.

Stap 5: het werkbezoek

• Zorg tijdens het werkbezoek voor de ondersteuning van de gedeputeerde.
• Zorg dat de apparatuur werkt.
• Als er pers aanwezig is, zorg dan dat er afstemming is met de betrokken woordvoerder.
• Zorg ervoor dat de bestuurder voorbereid is op eventuele vragen. Meestal wordt er een Q&A uitgewerkt.