Subsidie
Om het de bezoekers van het subsidieportaal makkelijker te maken, zijn 2 dingen belangrijk: het eerste is het format, dus de indeling van de pagina met tussenkopjes. Op die manier vind je de vaste onderdelen altijd terug op dezelfde plek.
Het tweede is de taal. Alle teksten zijn toegankelijk – zo veel mogelijk voor taalniveau B1 – geschreven. Niet alleen omdat dat prettiger is voor de lezer, maar ook omdat zowel Provinciale Staten als Gedeputeerde Staten hierover een motie hebben aangenomen.
Om dit zo te houden werken we met een template, een Word-bestand dat je kan invullen om het format op onze website in stand te houden. In dat template vind je ook een aantal verplichte zinnen. Informatie die je eraan toevoegt is altijd toegankelijk. Woord voor woord kopiëren uit de juridische regeling doen we niet.
De rolverdeling
Bij het aanmaken of aanpassen van een subsidie zijn een aantal collega’s betrokken:
Als beleidscollega heb je een aantal verantwoordelijkheden:
- Gaat het om een kleine inhoudelijke aanpassing, een datum of bedrag? Stuur dit direct naar online@pzh.nl.
- Gaat het om een grotere wijziging of een nieuwe regeling? Je zorgt voor de inhoud van de subsidie. Let op: dit gaat alleen om de informatie die belangrijk is voor de subsidie. Achtergrond en context zetten we, als die nodig is, op een van de pagina’s onder Onderwerpen.
- Je zorgt ervoor dat de subsidietekst aan alle voorwaarden voldoet.
- Je schakelt minimaal 1 week van tevoren een communicatieadviseur in om naar de begrijpelijkheid van de tekst te kijken. Zie het overzicht van welke communicatieadviseur bij welke regeling is betrokken.
- Je zorgt voor publicatie van de regeling in het Provinciaal Blad. Meer informatie hierover vind je op de pagina ‘Publiceren in het Provinciaal Blad’ op het Binnenplein.
Als communicatieadviseur heb je direct contact met een contentmanager als aanspreekpunt voor jouw domein. Zie handboek Communicatie bij Over ons.
In je mail zet je de volgende zaken:
- De naam van de subsidie
- De link naar de pagina, als het een bestaande subsidie is
- De datum waarop de subsidie opengaat
- De datum waarop je de tekst stuurt (minimaal 1 week voordat de subsidie opengaat)
Vervolgens vul je het template in. Dat wil zeggen dat je de inhoud van de beleidscollega toegankelijk maakt. Je kijkt goed naar de hoeveelheid informatie en naar de verwoording ervan. Samen met de contentmanager kijk je naar welke informatie belangrijk is, maar niet op de subsidiepagina past.
De communicatieadviseur informeert de contentmanager direct als er een vraag komt over een subsidie. De communicatieadviseur kan de contentmanager vragen om een laatste controle te doen. De contentmanager kijkt dan of het format goed is ingevuld, en of de tekst begrijpelijk genoeg is.
Als subsidiecoördinator bewaak je het proces. Denk aan het e-formulier en eventuele bijlagen. Je adviseert de beleidscollega over welke documenten er nodig zijn.
Als contentmanager heb je ook een paar taken in dit proces:
- Je doet een laatste redactieslag bij grote wijzigingen of nieuwe regelingen.
- Je houdt contact met de beleidsmedewerker en subsidiecoördinator over de laatste versie, vóór dat een subsidie definitief online gaat
- Je houdt contact met de communicatieadviseur over komende wijzigingen en planning van subsidieregelingen. Dit doe je zo vroeg mogelijk.
- Je houdt contact met de communicatieadviseur over de promotie van de subsidieregeling.
Als contentredacteur (online@pzh.nl) ben je pas aan zet in twee scenario’s. Je voegt, als dat nodig is, nog een paar kleine wijzigingen aan de tekst toe
- Je voert alleen kleine wijzigingen uit. Denk aan: datum, spelfout, bedrag, doelgroep.
- Je plaatst een aangepaste of nieuwe subsidietekst. Maar alleen als alle collega’s hun taken hebben gedaan, en de contentmanager een seintje geeft.
Template subsidies
Voor subsidies gebruik je altijd het template. Of je nu een bestaande subsidie wil aanpassen of een nieuwe subsidie op de site wil. Je vindt het template in de groep Subsidies op het Binnenplein.
Aandachtspunten
- Voor de rode zinnen in het template geldt: je gebruikt ze zoals ze er staan, of je haalt ze weg. Het is niet mogelijk om deze zinnen te herschrijven.
- Vaktaal maak je toegankelijk door de term de eerste keer uit te leggen. Daarna kun je gewoon de term zelf gebruiken. Vaktaal is bekend bij een groot deel van de doelgroep. Maar om verwarring te voorkomen leg je de term 1 keer uit.
- Jargon gebruik je niet. Jargon zijn woorden die zaken onnodig moeilijk maken. Denk aan subsidiabel, borging en subsidievaststellingsbeschikking.
- Heb je geen verplichte of informatieve bijlagen? Zet in het template bij deze vakjes dan ‘geen’.
- Moet een aanvrager een projectplan en/of begroting meesturen? En heeft dat projectplan en/of de begroting meerdere specifieke eisen? Maak dan een format in een Word-bestand dat een aanvrager kan gebruiken. Dat is gebruiksvriendelijker dan de eisen 1 voor 1 op te noemen in de tekst. Een voorbeeld van zo’n format vind je bij de subsidie Niet-productieve investeringen watersystemen.