Contactcentrum
Het Contactcentrum is het eerste aanspreekpunt van de provincie voor inwoners, ondernemers en andere overheden. Dagelijks beantwoorden we vragen die binnenkomen via telefoon, e-mail, contactformulier en social media, zo’n 1.500 meldingen per maand. Waar nodig zorgen wij ervoor dat de vraag bij de juiste collega terechtkomt en bewaken we de voortgang.
Onze rol gaat verder dan alleen het beantwoorden van vragen. Wij horen als eerste waar mensen en organisaties tegenaan lopen. Die signalen zijn waardevol voor de hele organisatie en in het bijzonder voor Communicatie. Die inzichten die we hieruit krijgen delen we met de organisatie.
Zo helpen we onder andere door:
- Veelgestelde vragen te signaleren
- Onduidelijke of ontbrekende informatie op te merken
- Nieuwe informatiebehoeften te verkrijgen
- Fouten of verouderde informatie door te geven
Team Online vertaalt deze signalen naar verbeterde webpagina's, nieuwe veelgestelde vragen en duidelijke berichten op de website en social media.
De samenwerking tussen communicatieadviseurs en het Contactcentrum
Het is belangrijk dat communicatieadviseurs het Contactcentrum zo vroeg mogelijk betrekken bij nieuwe projecten en campagnes. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan een Q&A zodat het Contactcentrum de melders direct kunnen helpen. Informeer het Contactcentrum als de contactgegevens, zoals het algemene telefoonnummer, worden gedeeld via externe communicatie. Zo weet het Contactcentrum tijdig wat er speelt en bij wie melders terecht kunnen in de organisatie.
Door het Contactcentrum vanaf het begin van een traject mee te nemen in de communicatie, kan worden ingeschat welke vragen mensen en organisaties waarschijnlijk stellen, welke informatie zij nodig hebben en hoe we die het beste kunnen aanbieden. Zo wordt onduidelijkheid voorkomen en ontvangt iedereen via ieder kanaal dezelfde informatie.
Contact via website
Contact via de website verloopt altijd via het Contactcentrum. Daarom worden op webpagina's geen rechtstreekse contactgegevens van individuele medewerkers vermeld.